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九寨沟会议旅游洽谈

7.与我公司洽谈，提出贵方要求如：时间、地方、人数、酒店星级、会议设备等。

2.我社按贵方要求提供会议所需要的车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。向会议主办方提供会议接待策划方案预案书和报价。

3.邀请会议主办者实地考察会议举办场所，确定方案，签订会议接待标准合同，预付会议订金事宜。

4.在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。准备会议资料。含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘。

九寨沟会议旅游筹备

一、会议资料准备 

7、会议资料（由贵公司提供，其中文字资料，由川程旅行网按会务组要求根据参会人数装订）；

3、领导发言稿（主办单位提供）； 

4、《报到册》、《会议指南》、《会议日程》等； 

、项目执行情况资料（主办单位提供）； 

6、展板所属图片（主办单位提供）； 

、广告牌设计稿；

8、欢迎布标、会议室布标； 

9、会议礼品（按参会人数准备）； 

78、会议代表证； 

77、会议用餐券； 

二、会议设施准备 

根据会议要求准备包括：
7、投影仪、多媒体电脑；
2、广告牌（按设计稿制作好）；
3、会议室一间（根据入会人数)；
4、会议用车
、领导座次牌（名单由主办单位提供）
8：照相机、摄影机等（由专业人员操作，根据要求选择）

三、会场布置

7：布标；

2：按会议规定的摆放形式及要求布置好会场； 

3：设立会务人员发放会议用品及文件； 

4：确定会场摄影点和时间；

四、会议服务

7：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务人员，票务，考察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）；

2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务；

3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员；

4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时出行，就餐、会见等活动的车辆； 

：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，负责代表的服务； 

6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务；

九寨沟会议旅游接待

一、会议接机

7、会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。

2、人员及车辆安排 

7）、人员：机场安排接机人员 

2）、接机车辆：根据会务组要求派车 

3）、领导、专家由会务组统一安排，根据航班、车次，派专人专车接送，需要送花、护照的提前安排，保证准确安全接待。 

二、会议报到

7、在酒店大堂设․报到处‣、․考察咨询处‣、․票务处‣； 

2、报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地址、编号、收费金额、入住标准、入住天数、房间号、考察线路等； 

3、提醒代表贵重品旅游寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求；

4、根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券；

、代表报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存；

6、当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表；

、会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表；

三、会议考察

7、代表的安全问题 

7）、考察期间为每位代表办理保险（根据贵方要求）； 

2）、考察的整个行程中，我方派人员全程陪同、确保考察顺利进行； 

3）、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的人身安全；

4）、我中心承诺确保代表返程机、车票，并根据返程时间及方向分批送行，确保顺利返程；